Florida Notarized Documents & Affidavits Apostille
- Apostille for affidavits, powers of attorney, letters and contracts notarized in Florida
- Florida Department of State is the only competent authority for apostilles in Florida
- Requires a complete Florida notarial certificate in English – not just a stamp or signature
- Ideal for immigration, property transactions, family consents, and business deals abroad
- Supports in-person and remote online notarization (RON) where accepted by the destination country
At a Glance — Florida Notarized Document Apostille
| Document Type | Any notarized Florida document: affidavits, powers of attorney, letters, contracts |
|---|---|
| Issuing Authority | Florida notary public (commissioned under Chapter 117, Florida Statutes) |
| Apostille Authority | Florida Department of State – Division of Corporations, Apostille & Notarial Certification Section $10 per notarized document |
| Core Requirement | Full, compliant Florida notarial certificate in English attached to the document |
| Typical Uses Abroad | Property sales, representation, parental consents, immigration, financial and legal matters |
| Examples | Single status affidavits, POA, consent letters, declaration of support, company resolutions |
| Valid Notaries | Florida notaries (in-person or RON) with active commission and proper identification procedures |
What Counts as a 'Notarized Document' for Apostille in Florida?
Для апостиля во Флориде важен не тип документа (аффидевит, письмо, договор), а корректно оформленное нотариальное удостоверение по законам штата.
- • Документ должен быть подписан перед Florida notary public (или через approved remote online system)
- • Нотариус обязан выполнить идентификацию, администрировать oath/affirmation или acknowledgment
- • К документу обязательно добавляется полная нотариальная формула, а не просто печать
- • Florida DOS апостилирует именно подпись нотариуса, а не содержание документа
Florida Notary Standards You Must Respect
Нотариусы Флориды работают по строгим правилам: Chapter 117 Florida Statutes, Governor's Notary Reference Manual, административные правила по RON и хранению записей.
- • Нотариус должен использовать точные формулировки jurat/acknowledgment по английски
- • Дата, county, штат, имя подписанта и тип акта (sworn, acknowledged) — обязательны
- • Нотариальная печать должна быть чёткой и содержать имя, надпись "Notary Public - State of Florida" и срок комиссии
- • При RON нотариус соблюдает дополнительные требования: видеозапись, электронная подпись, электронная печать
Typical Florida Affidavit & Notarized Documents Used Abroad
Список не закрытый, но вот самые частые кейсы:
- • General Affidavits (identity, address, family status, financial capability)
- • Single Status Affidavits (подтверждение свободы вступить в брак)
- • Parental Consent Letters (для выезда ребёнка, учебы, постоянного проживания)
- • Powers of Attorney (на продажу недвижимости, банковские операции, представительство в судах)
- • Company Resolutions and Corporate Affidavits (полномочия директора, beneficial ownership, signing authority)
- • Letters of Invitation / Support for visas
- • Affidavits explaining name discrepancies, date-of-birth issues, or missing records
Why Florida DOS Rejects Notarized Documents for Apostille
Ошибки почти всегда однотипные и легко предотвратимые, если сразу правильно сделать нотариальную часть.
- • Нет полного нотариального текста — только печать и подпись
- • Нотариальный текст не на английском, DOS не может проверить соответствие Florida law
- • Нотариус оформил copy certification для публичной записи, на которую по закону нельзя делать copy-certification
- • Документ подписан и нотариально удостоверен в другом штате, но отправлен на апостиль во Флориду
- • Нотариальная печать нечитабельна, нет срока комиссии или указания "State of Florida"
- • RON-документ без корректного указания электронного notary и без соответствия требованиям Florida RON
Most Common Types of Florida Affidavits for Apostille
Identity, Name & Date-of-Birth Affidavits
Используются, когда есть расхождения в написании имени, отчества, фамилии или датах рождения между паспортами, паспортами старого формата, свидетельствами и foreign records.
Single Status & Family Status Affidavits
Часто требуются для брака за границей, family reunification, consular processes, когда страна готова принять notarized affidavit вместо или дополнительно к state-issued certificate.
Parental Consents & Travel Letters
Письменные согласия одного или обоих родителей на выезд ребёнка, обучение за рубежом, временное проживание у родственников или в школах-интернатах.
Financial Support & Sponsorship Declarations
Used to demonstrate financial support or sponsorship for visas, schools, or immigration proceedings, when a sworn statement is preferred over or in addition to bank letters.
Notarized Powers of Attorney & Business Documents
Property & Real Estate Powers of Attorney
Доверенности на продажу, покупку, управление недвижимостью за границей (или от имени лица, находящегося за рубежом), оформленные у Florida notary и апостилированные для использования в другой юрисдикции.
Business/Corporate Resolutions and Affidavits
Resolutions о назначении директора, полномочиях подписантов, открытии счетов, участии в тендерах, создании филиала и т.п. Часто сопровождают corporate records и certificates of good standing.
Consent & Authorization Letters
Нотариально заверенные согласия/authorizations для банков, брокеров, адвокатов, налоговых консультантов за рубежом для представления ваших интересов.
Affidavits for Legal & Administrative Proceedings
Заявления под присягой (witness statements, declarations) для судов, нотариусов и административных органов в других странах — когда иностранный закон допускает доказательства в виде sworn statements.
Accepted vs. Not Accepted Documents
Accepted for Apostille
- • Document signed in front of a Florida notary public (in-person or RON), with full notarial certificate in English
- • Affidavits that include clear oath/affirmation language and proper Florida jurat or acknowledgment
- • Powers of attorney with notarization compliant with Florida law (including witnesses if required by the destination country)
- • Notarized letters and declarations that clearly identify the signer and the purpose of the document
Not Accepted
- • Documents with only a notary stamp and no notarial wording
- • Notarial certificates written only in a foreign language without an English version attached
- • Copy-certified public records that Florida notaries are not allowed to certify (e.g., vital records, court records)
- • Documents notarized outside Florida (e.g., New York, Georgia, Texas) sent to Florida DOS for apostille
- • Unsigned drafts or documents signed when the notary was not present (or not connected in an RON session)
- • PDFs printed from email with a typed name but no original notarization
Requirements Checklist
MUST HAVE
- Signer's Full Name & Identification: В документе должно быть ясное полное имя подписанта, совпадающее с ID/паспортом, и нотариус должен надлежащим образом идентифицировать человека (лично или по RON-системе).
- Complete Florida Notarial Certificate: В конце документа или на отдельном листе должен быть полный текст jurat или acknowledgment: штат и county; дата; имя подписанта; фраза присяги/подтверждения; подпись и печать нотариуса.
- English Language for Notarial Part: Notarial wording must be in English or accompanied by an English version. Florida DOS должны уметь проверить, что удостоверение соответствует требованиям штата.
- Apostille Request Form & Fee: Заполните форму Florida DOS Apostille & Notarial Certificate Request и приложите оплату (обычно $10 за документ).
- Destination Country: Страна назначения указывается прямо в форме – от этого зависит, выдадут ли вам apostille (Hague) или notarial certification для дальнейшей легализации.
CANNOT ACCEPT
- Improper Copy-Certification: Нельзя просить нотариуса «удостоверить копию» birth/marriage/divorce certificates, court orders, driver licenses и других public records, когда закон это запрещает — DOS такие документы не апостилирует.
- Foreign-Language Only Notarial Text: Если нотариальный блок только на испанском, французском или другом языке без английской версии — возможен отказ.
- Notary Commission Expired: Документы, где нотариус подписался уже после окончания срока своей комиссии, недействительны и не будут апостилированы.
- Unsigned or Pre-Signed Documents: Документ должен быть подписан в присутствии нотариуса (или во время RON-сессии). Предподписанные бумаги — автоматический отказ.
Not Sure If Your Florida Notarized Document Is Apostille-Ready?
Пришлите нам скан или фото: мы проверим нотариальный блок, подскажем, соответствует ли он требованиям Florida Department of State, и что нужно поправить до отправки на апостиль.
Check My Document for FreeStep-by-Step: Getting Your Florida Notarized Document Apostilled
Step 1 — Decide What Exactly You Need to Swear or Authorize
Сначала чётко сформулируйте задачу документа: подтвердить семейный статус; дать доверенность; объяснить расхождения в документах; дать согласие; описать финансовую ситуацию и т.д. Чем точнее цель, тем лучше и юрист, и нотариус подготовят текст.
Step 2 — Draft the Affidavit / Document in English
Подготовьте черновик: английский как базовый язык (можно добавить параллельный перевод); указание имени, адреса, даты рождения, номера паспорта; максимально конкретные факты/заявления; внизу оставьте место для нотариального блока.
Step 3 — Schedule Notarization with a Florida Notary (In-Person or RON)
Найдите Florida notary public: локально (банк, UPS Store, частный нотариус); или online через Remote Online Notary (RON), если допустимо. Возьмите действительный ID, и не подписывайте документ до встречи/сессии.
Step 4 — Ensure the Notarial Certificate is Complete and in English
После подписания проверьте нотариальный блок: указаны "State of Florida, County of …"; есть дата; полностью выписана формула jurat/acknowledgment; видно имя нотариуса, его подпись и печать; указан срок окончания комиссии.
Step 5 — Complete the Apostille Request Form
Зайдите на сайт Florida DOS и скачайте Apostille & Notarial Certificate Request Form. Укажите: своё имя и контакты; тип документа (например, "Notarized Affidavit" или "Power of Attorney"); страну назначения; количество документов и сумму оплаты.
Step 6 — Prepare Payment and Return Shipping
Сформируйте чек/манимордер на "Florida Department of State" на нужную сумму и вложите в конверт: оригинальный нотариально удостоверенный документ; форму; платёж; конверт/этикетку для возврата (USPS, UPS, FedEx).
Florida DOS Mailing Addresses:
US Mail:
Florida Department of
State
Division of Corporations – Apostille Certificate
P.O. Box
6800
Tallahassee, FL 32314-6800
Courier / Walk-in:
Florida Department
of State
Division of Corporations – Apostille Certificate
2415 N. Monroe
Street, Suite 810
Tallahassee, FL 32303
Step 7 — DOS Issues Apostille / Notarial Certificate
Florida DOS проверяет подпись нотариуса по своей базе и прикрепляет apostille или notarial certificate к вашему документу. Далее комплект отправляется по указанному адресу.
Step 8 — Translation and Final Use Abroad
Если документ нужен в неанглоязычной стране, сделайте certified translation всего пакета: самого аффидевита/POA; апостиля. Отдайте полный пакет туда, где его запросили — ЗАГС, миграционная служба, нотариус, банк, суд и т.д.
Flexible Content,
Strong Legal Form
Вы свободны в содержании аффидевита, но нотариальная часть должна строго соответствовать Florida law.
Use Anywhere in
Hague Countries
Apostilled Florida notarized documents признаются всеми участниками Гаагской конвенции 1961 года.
Real Estate, Banking,
Representation
Особенно полезно для сделок с недвижимостью, банковских операций и представительства за рубежом.
Family & Child-Related
Affidavits
Родительские согласия, опека, финансовая поддержка — всё это можно грамотно оформить в виде аффидевита.
Compliance with
Florida Notary Law
Сразу учитываем ограничения для нотариусов (copy certifications, ID requirements, RON rules).
Timeframe
Awareness
Искать нотариуса, организовывать RON, отправлять в DOS и делать перевод — лучше планировать хотя бы 2–3 недели.
Fees & Processing Times
| Service | Fee | Processing Time |
|---|---|---|
| Florida DOS Apostille / Notarial Certificate (notarized document) | $10 per document | Several business days + mailing time |
| Florida Notary Fee (in-person) | $0–$10+ per notarization (varies) | Same day |
| Remote Online Notarization (RON) | $20–$50+ per session (platform + notary) | Same day, scheduled |
| Courier Shipping (domestic or international) | Depends on carrier and destination | 1–7 business days |
| Certified Translation | Depends on language & length | 2–7 business days |